企業流程 E 化已成為近年數位轉型的指標之一，然而許多企業以為購入軟體工具即可做好轉型，卻因為不知道如何導入以及應用而失敗。百加資通擁有 20 年協助企業在商業流程管理上優化的豐富經驗，近年更與 iKala Cloud 合作，透過 AWS EC2 雲端運算資源與 Amazon Aurora 資料庫服務，提升「101 Form 雲端商業流程管理系統」服務，助力企業在簡化企業內部營運管理的同時，也加速無紙化流程的改善。
紙本表單成為企業無法轉型痛點，百加資通開發雲端商業流程管理系統
圖片：百加資通執行長林崇仁
「數位轉型的基礎來自於數據的蒐集、統計和分析，而這些數據其實都來自於企業各式的資料表單。」百加資通執行長林崇仁分享，過去幾年在協助企業轉型時，許多老闆都希望建立公司的戰情室，聽到數據分析工具很不錯於是就購入，沒想到回到公司發現現有資料表單都是紙本，無法立即展開數據分析。
因此，百加資通看見企業在轉型上的需求，發展「101 Form 雲端商業流程管理系統」解決方案，讓企業可以快速依營運需求導入或自行設計各式電子表單，並可將表單資料進行統計與分析。對於有進階管理需求的企業，可用堆積木的方式，外掛包含文件管理、知識管理、人力資源管理、專案管理、客戶管理、合約管理，以及政府公文收發等多種模組。同時，也提供 API 套件與Adapter，讓企業能自行與內部 ERP 系統或其他異質系統做串接。
「企業想做好數位轉型，內部流程的改造是很關鍵的要點，也是很合適的切入點。」林崇仁指出，101 Form 正是輔助企業開始思考流程改造很合適的工具，從表單內容的需求、流程的設計，到實際執行簽核時的問題，以及後續統計的應用，幫助企業做整合性的流程規劃。」林崇仁也以營造業客戶舉例，過去他們在品質管理流程上，紀錄缺失前與改善後的過程大約要一個月，現在藉由 101 Form 表單可以在一個禮拜就完成。
百加資通善用 AWS EC2、Aurora 資料庫服務，滿足企業各式商業流程再造需求
作為企業數位轉型的重要夥伴，百加資通也一直在思考如何即時提供企業最高品質且安全的服務。過去也曾因應大量的運算需求，購入上百萬的伺服器，然而卻遇到當機台出現問題時，服務商無法即時協助排解，需要工程師特別跑一趟重啟機台的困境，如此在維運實體機房需花費龐大人力與資金的情況下，百加資通決定在 2014 年導入雲端服務解決業務上的需求。
林崇仁分享，當時選擇雲端服務時便以 AWS 作為首選，除了 AWS 擁有最完整的服務項目， 其 EC2 的運算資源能依照需求用量計費，並即時自動擴展，像是客戶的出勤系統會在上下班時段遇到打卡、送單的尖峰使用量，就能透過 Amazon CloudWatch 做到即時監控與自動擴展，以因應短時間內的大量需求。同時，因為 AWS 99.99% 的服務可靠性，讓百加資通能安心的提供企業最好的資訊服務。
再者，AWS EC2 提供多種不同類型的規格符合各式場景需求，像是百加資通主要的 AP Server 因為資源需求度較低，M5 執行個體所提供的運算資源已經足夠；對於較特別的 Backend 應用服務，像是政府電子公文服務 jAgent，或是文管系統自動轉檔的機制，以及全文檢索功能，則能藉由 T2 執行個體滿足需求。林崇仁也分享，百加資通因為善用 AWS EC2 的預留執行個體（Reserved Instances），對於有長期需求的企業來說，更能降低成本讓效益最大化。
另外，百加資通也運用 Amazon Aurora 資料庫的服務提升客戶服務，林崇仁以 3 大優點來分享，第一，因為 Aurora 關聯式資料庫支援 MySQL ，讓許多客戶在面臨地端轉雲端時不會太痛苦；第二，無伺服器服務能根據應用程式的需求，向上擴展容量，當資料大量成長時比較沒有限制；最後，則是自動快照備份、災害復原的服務，讓客戶在不小心誤刪重要資料時能快速復原。
資料庫版本升級遇到費用異常增加，iKala Cloud 即時排解，有效掌控成本
百加資通作為相當早期開始應用雲端的軟體開發商，團隊是如何找到合適的服務？林崇仁提到，「當時 2014 年在導入雲端服務時，其實學習門檻是很高的，我們的團隊只能自己研究，或是開 ticket 詢問 AWS，但相較 iKala Cloud 團隊能夠即時提供協助，在時效性上的影響還是差異很大。」
同時，對於許多企業相當重視的成本問題，林崇仁也分享一件令他印象深刻的事情，當時百加資通在資料庫的應用剛從 Aurora v1 升級成 v2，沒想到收到帳單時發現費用暴漲，在 iKala Cloud 團隊即時協助了解情況，並調整後台參數後才回到正常的區間值，也讓百加資通團隊得以安心使用。
百加資通選擇與 iKala Cloud 合作，不僅是看中 iKala Cloud 是一間跨雲服務商，當未來雲端與 AI 越來越密不可分，可以依照企業需要的服務，提供最合適的雲端規劃建議。並且， iKala 擁有專業的 AI 技術團隊，未來想深化企業的 AI 技術發展能有更進一步的合作。
啟動 AI 計畫！百加資通期待結合 AWS 生成式 AI 協助客戶建立專屬企業管理助手
隨著現在生成式 AI 突破性的發展，百加資通團隊也正積極展開內部的 AI 計畫。主要會應用在哪些領域？林崇仁分享，現階段百加資通提供了傳統的對話機器人，主要協助回覆系統操作的問題，下一階段 AI 計畫，期待未來能結合 Amazon Bedrock 服務，升級打造一款真正的 AI 機器人，除了提供使用者對 101Form 操作的支援外，並可以結合企業在 101Form 的知識管理模組所建立的知識點進行問答，如標準作業流程 SOP、企業內部文化、考核作業、出缺勤等相關規範，讓 AI 對話機器人成為強化企業與員工之間連結及向心力的重要幫手。