Google Workspace 全新的生成式 AI 工具 Gemini 為企業工作者提供了更高效的工作體驗，透過在自動生成報告、寫電子郵件草稿，以及進行數據分析，Gemini 能夠顯著減少日常繁瑣任務，讓員工專注於更具創造性的工作，提升整體生產力。iKala 將在本文介紹 Gemini 如何優化工作流程，以及提供企業 5 個快速啟動生成式 AI 應用的靈感，以及不同部門實際應用的場景與企業案例。
生成式 AI 如何影響現今工作流程？
輔助文章生成、影片製作、程式語言撰寫，生成式 AI 成為現今從小型企業到跨國企業，每家公司亟欲導入的技術，然而企業採用生成式 AI 需看中的是如何協助優化產出，以及如何讓員工從繁雜的工作流程中釋放人力，進而改善顧客互動。 Google Workspace 產品管理副總 Kristina Behr 提出 3 項他觀察到，今年生成式 AI 將在工作上帶來的影響。
中小企業應善用「多模態 AI 」優化顧客服務
生成式 AI 具備多模態能力，能夠理解和處理文字、圖像和影像等各種格式的訊息，這也將幫助中小型企業優化客戶服務流程。例如，一家自行車商店老闆可以從客戶那裡收到描述問題的圖像，透過 AI 解讀圖像以提供相關的解決方案或見解。
工作者需專注「有效指令」以提高效率
當企業加深生成式 AI 的應用，如何掌握「有效指令」便是重點。例如，企業可能想透過電子郵件行銷達成不同目的，像是關心客戶商品使用情況、推播新品訊息等，都需透過不同指令來完成作業，想知道如何編寫有效指令，可以參考《如何對生成式 AI 下指令？Gemini for Google Workspace 操作教學》
將生成式 AI 列為企業協作新標配
生成式 AI 最引人注目的一點，便是它與異常強大的計算能力的自然互動。在 2024 年，隨著機器變得更好，人們逐漸適應這種新型工作節奏，我們將看到人與生成式 AI 之間更強大的對話。
企業可以從哪些領域快速啟用生成式 AI？
不過生成式 AI 的應用面向廣泛，從內容創作到數據分析都能發揮作用，對於企業來說該從哪些領域快速開始應用？Google Workspace 首席佈道師 Michael Brenzel 提出 5 個企業可以快速開始生成式 AI 的應用場景。
1. 輔助企業創造被忽略的內容
每家企業都仰賴精準的文字和圖像來吸引目標客戶，無論是在電子郵件、社群媒體貼文、部落格，還是線上廣告。生成式 AI 可以協助克服從 0 開始的恐懼，讓企業快速起步。例如，可以要求 Gemini 在 Google 文件中想出一些朗朗上口的電子郵件主旨，用於宣傳新推出的有機狗食；或是可以要求 Gemini 在 Google 簡報中為每月客戶電子報生成圖像。
2. 提供更有溫度的客戶服務
生成式 AI 可以協助企業在提供客戶資訊的同時，也展現同理心，這有助於避免後續的客訴來電和狀況緩解。例如，您可以要求 Gemini 在 Gmail 中撰寫一封電子郵件，給提出客訴並希望立即獲得回應的客戶，說明因為業務量龐大而需延後服務預約，同時展現同理心以避免產生更大的顧客問題。
3. 加速重要專案的協作進度
企業在建立專案進度表格和計畫時，常耗費大量時間，尤其是處理複雜的任務分配與時間管理，生成式 AI 能協助企業建立可重複使用的表單，根據專案需求自動分配任務和設定期限，大幅減少手動操作的時間。您可以使用 Gemini 在 Google 試算表中即時更新進度，協助團隊隨時掌握變動，提升整體專案管理效率，讓企業更專注於核心業務發展。
4. 提升會議品質與效率
當工作者出差在外需進行線上會議時可能因為背景音干擾、網路不穩導致開會效率低落，生成式 AI 可以消除背景噪音、為通話注入錄音室般的音效和影片，甚至可以在網路連線不良時提供協助。此外，Google Meet 中的 Gemini 可以依據會議主題生成背景，或是透過自動生成的多語言即時字幕，更輕鬆地與其他國家/地區的客戶聯繫。
5. 簡化繁瑣的例行文書工作
儘管客戶互動是企業成功的重要因素，但觀察到企業主常常被例行文書工作所困住，像是申請許可證、發送賬單通知等。生成式 AI 現在可以提供冗長文件和錯過訊息的摘要，例如，Google Chat 中的 Gemini 會摘要整理您在開會或專注於重要專案時發生的對話；或是，Google 文件中的 Gemini 可以提供廠商冗長提案文件中的摘要，讓您決定哪些提案值得仔細研究。
Google Workspace 為工作者推出快速上手的生成式 AI 服務
為了協助企業工作者能快速應用生成式 AI，Google Workspace 在大家熟悉的應用程式如 Gmail、Google 文件、Google 簡報等導入 Google 最強大的 AI 模型 Gemini，提供豐富的功能涵蓋內容創作、視覺設計、資料整理、會議協作和工作流程自動化等方面，大幅減少工作者手動處理的時間，以下列舉各部門如何應用 Google Workspace Gemini，
業務銷售
- 提升銷售流程效率：Gemini 能成為您的銷售助理，為不同的潛在客戶打造專屬訊息體驗，並減少重複性的行政工作。
- 迅速製作銷售文件：可以在 Gmail 中使用 Gemini 草擬各種郵件內容，例如根據產品公告撰寫客戶郵件；在 Google 簡報中使用 Gemini 歸納文件中的實用資訊和自訂提案簡報圖片。
- 強化商機管理：Gemini 版 Google 試算表可自動建立表格，管理商機追蹤情形和資料檢視方式，提升報表準確度。
行銷
- 加速行銷內容生成：在 Google 文件中，Gemini 可協助企業撰寫和潤飾各類文件，例如部落格文章、專案計畫，並提供文法、拼寫檢查和寫作建議、在 Google 簡報中使用 Gemini 製作自訂圖片，輸入指令後，Gemini 會生成多個圖片選項供選擇。
- 行銷成效數據追蹤：在 Google 試算表中，Gemini 可協助企業整理和處理試算表資料，例如製作專案進度表、會議議程，並根據現有資料預測和填入缺失值，簡化企業的工作流程。
- 提升團隊協作效率：Gemini in Google Chat 可在你開會或專注於重要專案時，自動摘要錯過的對話內容，讓你快速掌握最新進度。 你也可以使用 Gemini 生成電子郵件回覆，更有效率地處理郵件往來。
客戶服務
- 線上客戶通話輔助：在 Google Meet 中，Gemini 提供多項功能，例如攝影棚效果、降噪和音訊增強、即時翻譯字幕和自適應音訊，打造更專業、高效的線上會議體驗。
- 提升客戶服務品質：使用 Gemini 轉錄 Google Meet 通話內容，能準確記錄客戶需求，搭配「幫我做筆記」功能可設定為會議記錄，讓客服工作者無需分心做筆記，專注於客戶對話內容。
- 快速建立客服問題的自訂回覆：利用 Gemini 在 Google 文件和 Gmail 中設計個人化回覆，隨時都能在任何平台應對大量客戶疑問。同時，在 Google 試算表中，Gemini 可協助整理與追蹤客戶問題資料，簡化客戶問題解決流程
企業應用 Google Workspace Gemini 案例
運動用品零售商 Sports Basement
透過 Gemini for Google Workspace，客戶服務團隊可以根據客戶的需求，快速產出個人化的電子郵件。據統計，Gemini for Workspace 使得撰寫 Email訊息的時間減少了 30-35%，從而提高了工作效率與滿意度。團隊也從使用 100 多個範本進行客服回應，轉變為更簡單、更快速的提示，以獲得更真實的回應。
聯合國人口基金會
Gemini for Google Workspace 已成為員工的超級寫作助手。例如，一位國家主管分享了 Gemini for Workspace 如何幫助他在向政府官員發送電子郵件時保持正確的語氣和禮節，也幫助那些英語作為第二語言的員工們，能以自己想要的方式傳達訊息。
美國成癮中心
Gemini for Google Workspace 不只將員工入職訓練時間從 3 天減少到 12 小時。團隊更使用 Gemini 來簡化任務，例如為醫護人員產生安全檢查表，節省寶貴的時間並改善病患照護。
