本文擷取自調研機構 Forrester 針對企業使用 Google Workspace 之報告書，後續將透過三大部分文章，了解 Forrester 針對八家 Google Workspace 客戶進行的訪談結果，深入探討跨領域企業採用 Google Workspace 之原因與採用後效益，已提供企業更全面的導入分析。
本文為此系列第一部分。接受調研機構 Forrester 訪談的客戶包括以下：
採用 Google Workspace 前面臨的主要挑戰
在投資 Google Workspace 之前，受訪企業描述希望解決的策略性問題為：
- 工作方式需要進行重新塑造。
企業內部和外部都感受到現代化業務的壓力。對內來說，企業希望提供員工運用先進的業務和協作工具，同時最大化確保安全性。與此同時，為了保持在市場上的競爭力，以及來自未來員工的期望，企業被迫重新考慮採用更新的協作工具。一家金融服務業的技術資深副總裁告訴 Forrester：「我們確實需要重新想像我們的工作方式。我們的行業正在受到干擾，如果繼續按照以往的方式做事，即使能生存下來，我們將無法在這個不斷變化的環境中保有競爭力。」
- 賦予員工科技力量。
企業意識到，如果沒有適當的工具，員工很難滿足客戶日益增長的需求。一位金融服務業數位轉型負責人表示：「我們正在為客戶推出數位產品，然後意識到我們也需要為我們的員工做同樣的事情，為員工提供成功所需的科技工具。」
「我們真的在尋找一個跨足這些所有工具的下一代訊息和協作平台。」
— IT總監，電子製造業
- 提升整體安全防護。
資安專家意識到對企業的威脅不斷演變，使得保護所有資產變得日益困難。有鑒於這種情況，企業正在尋找以安全為核心的供應商和合作夥伴，以增強企業的整體安全性，盡可能降低風險。企業還指出，在提供整體安全環境方面，管理和整合多個不同的第三方安全解決方案存在著挑戰。
為什麼選擇 Google Workspace？
- Google Workspace 代表大膽的轉型。
透過與 Google 合作，企業向員工和市場表明，他們正在不停創新與將業務現代化。一位 CPG 行業的 IT 總監告訴Forrester：「Google 的名字與將被與創新相提並談。使用 Google Workspace 等於向員工表明我們對改變現有商業方式非常認真。」
「我們需要從根本上進行變革以生存下去。Google Workspace 則成為團隊的明燈，讓他們意識到，我們對於企業進行轉型非常認真，而這將是未來我們要在金融服務領域生存的方式。」
— 資深副總裁，金融服務業
- Google Workspace 是一個 cloud-native 的解決方案。
企業在決定轉向 Google Workspace 時，也將同時獲得 cloud-native 解決方案的優勢，包括不需要增加額外的 on- premises 基礎設施，並在可能的情況下移除一些基礎設施。透過將數據儲存在雲端，而不是將所有數據集中存放在同一地方，企業也能提高安全性。此外，員工能夠從任何設備及任何地方存取公司數據、應用程式和其他資源。一位電子製造業的資訊科技總監表示：「雲端是未來，而 Google Workspace 是最全面的協作雲端工具套件。」
「我們提高了 IT 團隊的生產力。他們利用這額外的時間來開發工具，進一步提升企業的生產力。」
— IT 總監，CPG 行業
- Google Workspace 具有內建的安全性。
企業意識到，加強保護公司數據以及客戶、合作夥伴的數據之需求和壓力逐漸增加。Google Workspace 內建的安全功能（例如先進的防釣魚、安全中心、行動設備管理等）為管理員提供了更簡單、更流暢的方式來管理使用者、控制設備、確保合規性並保護數據。這些功能都包含在 Google Workspace 中，無需額外費用，使企業能夠停用多餘的第三方服務。一位汽車服務業的技術資深副總裁表示：「Google Workspace 從一開始就圍繞著安全性構建。」
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Google Workspace 帶來的額外效益
訪談顯示，對 Google Workspace 的投資解決了企業所面臨的挑戰，並提供了額外的優勢：
- 提高了最終用戶和 IT 的生產力。
通過 Google Workspace 強大的協作工具和功能，各企業的員工能夠更好地合作，簡化工作流程，以及在最有生產力的時間和地點執行工作。此外，對 Google 產品的熟悉度能協助降低 IT 支援的時間。一位汽車服務業的技術副總裁提到，Google Workspace 對生產力和協作都帶來很好的影響，員工意識到他們可以輕鬆分享訊息，與我們橫跨 150 個地點的其他分佈以及外界各方分享和協作。
- 透過 Google Workspace 增加收入，從而帶來額外的利潤
企業運用 Google Workspace 徹底改變員工工作方式。這樣的進步也對企業文化產生正面的影響力，促使員工開始重新思考既定流程，並改進業務。一位金融服務業的數位轉型主管提到，遷移到 Google Workspace 使內部啟動了數百個項目，其中一個項目直接協助打破銷售紀錄，這還不包括我們從協作工具中看到的生產力改善。
- 通過更好的防護提高安全性並避免攻擊
將數據整合到 Google Cloud 中，大大減少企業需要防護的端點數量，並通過利用 Google Workspace 的管理工具實現更大的權限和訪問控制，減少整體攻擊。一位汽車服務業的技術副總裁表示，我們對協作工具有更好的可見性和控制，可以看到誰有權限訪問哪些文件，控制他們訪問的時間長短，誰有權與哪些人分享、不分享等等。以前根本沒有這些功能。
- 節省資本支出和運營支出。
企業注意到投資 Google Workspace 能降低資本支出和營運支出。這樣的節省來自多個方面，包含減少伺服器和硬體維護的數量，減少企業差旅，以及減少遺留 IT 軟體授權成本。
“我們發現的最大好處是以前需要花費 30萬美元來過濾垃圾郵件，但現在只需要使用 Google 的垃圾郵件解決方案，還可同時減少員工收到惡意郵件的數量。”
— 資安長，政府部門
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