本文擷取自調研機構 Forrester 針對企業使用 Google Workspace 之報告書，後續將透過三大部分文章，了解 Forrester 針對八家 Google Workspace 客戶進行的訪談結果，深入探討跨領域企業採用 Google Workspace 之原因與採用後效益，已提供企業更全面的導入分析。
本文為此系列第二部分。將詳述企業使用 Google Workspace 後的三大優勢。報告第一部分請點此閱讀。
優點一：在 Google Workspace 的推動下，營收成長並幫助利潤增加
上表顯示了 Google Workspace 在各領域的優勢，以及現值 (PV)，並以折現率 10% 計算。三年多來，企業可期望風險調整後的總收入現值為 5570 萬美元。
受訪企業表示，Google Workspace 促進了企業創新，並改變了員工的工作方式。跨部門的員工可以更輕鬆地存取和共享資料，使企業合作更敏捷靈活。
Google Workspace 符合直覺的協作工具可改善員工業務流程並打破孤島，使團隊溝通更快、更有效率，並促進營收成長。
此外，銷售團隊在部署 Google Workspace 後，企業內可以最佳化業務流程並減少後台工作。這些措施提高了銷售效率並優化客戶體驗，能帶來更高的銷售額。
Google Workspace 計畫 1：提高銷售效率。
銷售團隊能夠更有效地合作、分享見解並打破資訊孤島，減少實際距離造成的溝通失誤。 銷售代表能減少新增和重新建立文件所費的時間，並增加與客戶相處的時間，從而提高銷售額。
Google Workspace 計畫 2：提升客戶體驗。
銷售團隊可以更有效了解客戶資料、產品和行銷數據並作出分析，從而拉近客戶關係。 此外，也能以更快速的方式有效針對客戶提出的問題進行討論，並即時解決，提高每次互動的品質。
根據客戶訪談，Forrester 根據以下假設進行估計：
- 舊解決方案第一年的預期總收入為 30 億美元，銷售額年增 3%。
- Google Workspace 推動額外營收年增 1.5%。
- Google Workspace 第一年的採用率為 75%，第二年為 90%，第三年為 100%。
- 利潤率為15%。
這些效益可能因爲以下不確定性而有變動，考慮到這些風險，Forrester 將這一收益下調了 20%，年度收益在 430 萬美元到 600 萬美元之間，三年風險調整後總現值接近 1290 萬美元。
1. Google Workspace 轉型帶來的銷售額成長，以及因 Google Workspace 提升的百分比
2. 採用率(Adoption rate)
3. 利潤率(Profit margin)
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優點二：提高員工效率與生產力 – 三年省下 5,009,106 小時與提升 1,001,821 小時的工作效率
受訪企業還談到了以下與最終用戶生產力有關的好處：
- 文件、表格和幻燈片中的無縫即時編輯，使員工能夠更有效地協作。 Cloud Search 和 Google+ 讓員工更容易發現和存取相關資訊。
- 跨裝置提供一致、無縫的協作體驗，使員工即在出差或遠端工作時也能繼續積極參與專案。
- Hangouts Chat 和 Team Drives 等專為協作而設計的工具，使團隊能夠縮短會議時間並專注於手邊正在進行的工作。有時甚至因為有效率的協作環境而能減少不必要的會議。
- 日曆的智慧功能（例如查找時間或自動安排會議室）使會議的安排變得更加容易，並能幫助各方與會者順利加入會議。
- 基於 Google Workspace 的雲端原生特性，升級和更新會自動推送到所有設備，從而消除舊解決方案中執行更新和維護等作業的停機時間。 因不需計劃停機時間，協作工具將更具可用性。
根據客戶訪談，Forrester 根據以下假設進行估計：
- 第一年員工人數達 2 萬名，較去年同期成長 3%。 百分之五十的員工為高度協作的角色。
- Google Workspace 第一年的採用率(Adoption rate)為 75%，第二年為 90%，第三年為 100%。
- 由於即時協作、便攜性且易於存取、能夠減少會議數量和會議時長，並可減少軟體更新所需的停機時間等優勢，都能有效提高了員工的生產力。 隨著員工更熟練地使用 Google Workspace ，工作效率將逐年提高。
- 企業每小時要負擔的勞工薪水為 35 美元，其中有 20 美元會提供給需要高度協作的員工。
- 員工將節省的 20% 的時間，可用以分配給更具附加價值的任務。
此優勢可能與下列因素有關：
- 員工數量以及他們擔任的角色
- 採用率(Adoption rate)
- 生產力提高
- 組織可以透過節省時間獲得的增值生產力。
考慮到這些風險，Forrester 將這一收益下調了 15%，年度收益在 580 萬美元到 1240 萬美元之間，三年風險調整後總現值接近 2210 萬美元。
優點三：IT 生產力與效率提升 – 減少 20% 的 IT 支援
受訪企業也描述了與 IT 生產力相關的以下優勢：
- 企業用戶已經在個人生活中熟悉 Google Workspace 直覺的設計和易用性，因此能減少電子郵件、文件共享、視訊會議、更新和升級所需的 IT 支援。
- 使用 Google Workspace 時，不需要安排維運、更新電子郵件及協作工具的時間，所有軟體更新和安全性修補程式都會同時發布給所有使用者。 IT 不再需要手動執行更新或監控使用者下載及更新桌面軟體。
- 顯著減少管理基礎架構所需的時間和資源，包括與建立和配置帳戶以及管理權限等。
根據客戶訪談，Forrester 對企業進行了估計：
- 在使用舊解決方案的情況下，每年需要 26,000 小時，才能解決與電子郵件、文件共用、筆記型電腦更新和其他協作功能相關的 IT 支援，而 Google Workspace 使相關支援時間減少了 20%。
- 平均每年需要 7,000 小時來更新和升級舊的解決方案，其中包括定期更新，以及相關測試工作。 有了 Google Workspace，這些工作就會消失。
- 每小時要負擔的 IT 管理員時薪為 58 美元。
此利潤可能的原因：
- 減少 IT 支援之工時與成本。
- 減少更新與升級相關工作。
- 完全負擔薪資。
考慮到這些風險，Forrester 將此收益下調了 10%，年度收益為 636,840 美元，三年風險調整後總現值接近 160 萬美元。
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