本文擷取自調研機構 Forrester 針對企業使用 Google Workspace 之報告書，後續將透過三大部分文章，了解 Forrester 針對八家 Google Workspace 客戶進行的訪談結果，深入探討跨領域企業採用 Google Workspace 之原因與採用後效益，已提供企業更全面的導入分析。
本文為此系列第三部分。將接續詳述企業使用 Google Workspace 後的三大優勢。報告第一部分請點此閱讀，第二部分請點此閱讀。
優點 4：減少來自電子郵件惡意軟體和漏洞的安全事件補救成本
受訪的企業指出，Google Workspace 內建的垃圾郵件、惡意軟體和網路釣魚過濾器比起傳統的第三方電子郵件垃圾郵件過濾器更有效。這減少了員工收件匣收到的惡意電子郵件總數，從而減少了經惡意軟體感染需要修復的數量。
政府組織的首席資訊安全官指出：「我們發現的最大好處是之前為電子郵件垃圾郵件過濾器支付了 30 萬美元，但 Google 垃圾郵件過濾器更好。 現在我們只需使用 Google 垃圾郵件解決方案，同時減少送達員工的惡意電子郵件數量。」
除了偵測和刪除惡意電子郵件之外，Google Workspace 還使用機器學習技術主動提前偵測威脅，向 IT 部門提出如何確保環境安全的建議，並主動協助 IT 員工識別、分類和補救事件。
根據客戶訪談，Forrester 根據以下假設進行估計：
- 舊解決方案過濾了 50 萬封垃圾郵件、惡意軟體和/或網路釣魚電子郵件，佔組織收到的垃圾郵件、惡意軟體和網路釣魚電子郵件總數的 90%。
- Gmail 的內建過濾器可額外捕獲 10%，即組織收到的垃圾郵件、惡意軟體和網路釣魚電子郵件總數的 99.9%。
- 垃圾郵件的開啟率和點擊率為 10%。
- 在開啟並點擊的垃圾郵件中，遭惡意軟體感染需要整治的比例為10%。
- 修復垃圾郵件產生的惡意軟體的成本為每次事件 400 美元，其中包括 IT 和終端使用者產能損失。
這些效益可能因爲以下不確定性而有變動，考慮到這些風險，Forrester 將此收益下調了 15%，每年收益超過 200 萬美元，三年風險調整後總現值超過 520 萬美元。
- 過濾的垃圾郵件數量。
- 需要修復的垃圾郵件的惡意軟體感染率。
- 修復惡意軟體的成本。
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優點 5 ：降低資料外洩風險
遷移到 Google Workspace 後，受訪企業可以為其協作工具提供整合的完整安全堆疊。 擁有多個第三方安全供應商及其遺留解決方案使得管理變得更加困難，並降低安全環境的可見性。 遷移到 Google Workspace 最終改善了他們的安全狀況，從而降低資料外洩的可能性。
各企業都知道，Google 擁有世界上最強大的運算基礎設施之一，包括擁有保護敏感資料的最安全的環境之一。 透過將個人識別資訊 (PII) 從其他雲端協作工具轉移到雲端硬碟並利用 Google Workspace 的管理工具，企業可以更好地控制 PII 數據，從而減少安全風險。 除了提高敏感資料的安全性之外，管理控制台中更好用的搜尋功能更能縮短安全問題的修復時間，提高安全性。各企業指出，Google Workspace 是從頭便是圍繞安全性建構的，這一點在他們的部署中顯而易見。
根據客戶訪談，Forrester 根據以下假設進行估計：
- 「大資料外洩」的定義是涉及 10 萬條或更多外洩記錄的事件。
- 客戶記錄資料外洩的平均成本為每筆記錄 150 美元。
- 舊 IT 環境每年發生客戶記錄資料外洩的可能性為 15%。 50% 的風險可歸因於遺留電子郵件和協作環境，50% 可歸因於 IT 環境的其餘部分。
- Google Workspace 將電子郵件和協作環境的安全性提高了 95%（實際改進可能會更高，具體取決於組織的特定 IT 環境）。 這項改進是由於：
- 組織可以更好地控制敏感資料。
- Google Workspace 更新在雲端自動進行。 由於資料外洩往往發生在未修補的系統中，因此這消除了重大的資料外洩漏洞。
這些效益可能因爲以下不確定性而有變動，考慮到這些風險，Forrester 將此收益下調了 10%，年度收益為 961,875 美元，三年風險調整後總現值為 240 萬美元。
- 面臨資料外洩風險的客戶記錄數量。
- 資料外洩事件期間每個客戶記錄遺失的成本。
- 資料外洩事件的可能性。
優點 6：節省成本支出和營運支出
各企業指出，由於 Google Workspace 的投資，他們得以減少資本和營運支出，主要針對以下幾個面向：
- 汰換既有伺服器與資料中心進行。
- 降低與伺服器硬體和維護相關的人力與成本。
- 減少商務出差。
- 透過汰換第三方工具和軟體降低舊版 IT 軟體授權成本，包含以下：
-
- 行動裝置管理 (MDM)。
- 垃圾郵件過濾器。
- 身分和存取管理工具。
- 內容管理平台。
- 工作流程協作相關解決方案。
- 會議相關解決方案。
根據客戶訪談，Forrester 根據以下假設進行估計：
- 協作工具所需的 2,000 台伺服器減少了 20%。
- 每台伺服器的年度攤提資本和維護成本為 2,000 美元。
- 每年商務差旅費用減少 1,125,000 美元。
- 第一年遺留軟體授權減少了 270 萬美元，隨著更多遺留解決方案的淘汰，這一數字在第二年和第三年增加。
這些效益可能因爲以下不確定性而有變動，考慮到這些風險，Forrester 將這一收益下調了 10%，年度收益在 420 萬美元到 520 萬美元之間，三年風險調整後總現值接近 1,160 萬美元。
- 整體減少伺服器成本。
- 減少商務出差。
- 減少舊版軟體授權費用。
其他非量化效益
儘管受訪企業透過使用 Google Workspace 獲得了強大且可量化的收益，但這些組織也體驗到了顯著的定性收益。 如果給出適當的數據和指標，這些可能會在財務分析中被量化。
能夠吸引並留住頂尖人才。
一些組織報告稱，遷移到 Google Workspace 讓員工更加快樂。 員工認為，遷移到 Google Workspace 表示他們的組織關心他們的工作體驗，並努力提供最好的可用工具。 未來的員工也會詢問有哪些協作工具集可用，有時會被舊解決方案勸阻。 金融服務業的一位技術高級副總裁告訴 Forrester：「作為一個使用 Google Workspace 的組織，這對潛在員工來說是一個訊號。 吸引人才當然更容易。”
降低招募和入職成本。
吸引和留住頂尖人才的能力本身就可以降低招募和入職成本； 不過，各組織也報告稱，使用 Google Workspace，新進員工的入職流程更加簡單快速。 新員工通常在個人生活中擁有使用 Google 產品的經驗，這些工具的直覺設計縮短了入職陣痛和磨合期。
降低與併購 (M&A) 相關的成本。
整合被收購的組織或收購後的整合往往是一個漫長而艱苦的過程。 受訪的組織表示，與舊解決方案的整合相比，使用 Google Workspace 的過程要快得多且相對輕鬆。 要開始利用大多數併購的真正價值，整合是必要的，而加入 Google Workspace 可以加快這一過程，降低最終成本並加快實現價值的時間。 汽車服務業的一位技術資深副總裁表示：「借助 Google Workspace，我們收購的組織可以更輕鬆地入職。 除了讓這些組織進入我們的平台之外，我們幾乎可以立即顯著降低他們的軟體許可成本。”
